Chega um momento na história de uma empresa que se torna impossível controlar tudo por meio de planilhas e pilhas de papéis. A empresa deseja se organizar, mas acaba se perdendo em várias atividades como:
Para crescer você deve se organizar e recuperar o controle da sua empresa, por isso chegou o momento de aderir a um software de gestão. Se quiser saber como fazer a melhor escolha acompanhe as dicas valiosas a seguir.
Geralmente os softwares – também conhecidos como sistemas/programas de computador – são disponibilizados de duas maneiras: os instalados no seu computador e os disponíveis na nuvem – acessados pela internet no seu navegador (chrome, firefox, etc).
Aqueles instalados no seu computador oferecem a vantagem de geralmente não necessitar de internet, porém todos os dados da sua empresa ficam na máquina da instalação e um backup deve ser feito periodicamente para evitar perda das informações de clientes e pedidos. Além disso, se várias pessoas precisarem utilizar o software ao mesmo tempo, deverá haver uma instalação por máquina e, muito provavelmente, a aquisição de um servidor para rede interna da empresa. Todos estes são custos e riscos devem ser considerados antes da escolha.
Os softwares na nuvem ficam em servidores próprios da empresa que oferece o serviço. Não há necessidade de instalação, pois basta que a máquina ou celular tenha um navegador (chrome, firefox, etc) e uma conexão com a internet. Neste tipo de software, sua empresa não precisa se preocupar com infraestrutura para rodar o programa, nem mesmo com os backups de dados, pois isto fica sob responsabilidade do fornecedor do serviço. A única desvantagem é a necessidade constante de conexão com a internet. Em resumo: sua equipe terceiriza toda parte técnica para a solução contratada e se ocupa apenas com a utilização.
Existe muitos softwares que foram desenvolvidos para outros ramos como varejo, locação de carros, etc. e depois foram adaptados para trabalhar com caçambas. Apesar de oferecem funções básicas para caçambas e maquinário, geralmente são um colcha de retalhos, não são fáceis de utilizar e pouco ajudam a organizar o fluxo de trabalho do dia a dia. Por isso, opte por softwares especializados para o mercado de caçambas, máquinas e resíduos, pois são mais fáceis de utilizar e dão aquela ajuda na hora de organizar as atividades da sua empresa.
Antes de contratar qualquer solução avalie o tempo de mercado do fornecedor. As empresas com maior tempo de mercado já puderam amadurecer bastante seu software e você tem menor chance de encontrar erros e falhas de funcionamento. Além disso, uma empresa mais experiente vai se preocupar muito mais com sua imagem e boa prestação serviços perante seus clientes.
É muito comum que fornecedores de software deem uma atenção especial para você antes da compra, estando presentes até o fechamento do negócio; porém, com o passar do tempo, naquele momento crítico que você precisa de um apoio, acaba ficando na mão. Dê preferência para empresas com maior tempo de mercado e que ofereçam um suporte via sistema de apoio, Whatsapp ou telefone, deixando o e-mail apenas para situações mais formais.
A maioria dos softwares contam com controle de clientes, veículos, caçambas, etc; mas isto é considerado apenas o básico de funcionalidades. Um bom sistema de gestão deve ter:
Devido ao dia a dia corrido na operação, o sistema deve oferecer uma visão rápida com as caçambas Para Entregar, No Cliente, Para Coletar/Retirar e já Encerradas, preferencialmente com uma pesquisa avançada. Desta forma, você encontra rapidamente o que deve ser feito e alimenta as informações necessárias no sistema.
Encontrar e agrupar os atendimentos mais próximos faz com que sua empresa economize combustível e ainda diminua os custos com manutenção de veículos. Esta funcionalidade é um grande diferencial para operação, portanto avalie se o software oferece algum tipo de mapa para acompanhar as caçambas locadas.
Para organizar o trabalho e atribuir os responsáveis pelos atendimentos é muito importante a opção de criar itinerários por motorista. Assim, sua operação pode planejar com antecedência a maioria dos atendimentos de cada motorista para o próximo dia de trabalho.
Esqueça os controles com blocos de recibos ou MTR. Para ganhar agilidade e não se perder no meio das documentações opte por um sistema que gere esse documentos, assim sua empresa não corre o risco de perder os documentos emitidos para cada cliente.
Além destas funcionalidades importantes, existem alguns diferenciais que elevam sua operação a outro nível, confira:
Um bom sistema de gestão vai oferecer muitas facilidades para fazer as gestão de demandas, porém para dar baixa nos atendimentos será necessário que os motoristas avisem sua operação quais atendimentos já foram realizados, quais pagamentos foram recebidos e qual o número das caçambas colocadas ou retiradas no cliente. Com um aplicativo sua operação entrará em outro grau de excelência: pois todo esse processo de atendimento é feito diretamente no celular do motorista onde ele recebe as demandas e registra os atendimentos, preferencialmente com fotos de cada caçamba movimentada.
Já notou a dificuldade de controlar pagamentos e dar baixa junto à operação? Você geralmente emite uma cobrança no seu banco e tem que ficar consultando no internet banking para saber se já foi pago e poder dar baixa no pagamento. Um excelente sistema deve oferecer a opção de gerar cobranças diretamente pelo software e dar a baixa de pagamento automaticamente dentro da sua empresa.
O maior nível de controle operacional é obtido quando você sabe a localização exata, em tempo real de seus motoristas e das demandas que necessitam de atendimento. Se você tem mais de 5 motoristas, dê preferência para um software capaz de mostrar um mapa operacional em tempo real, desta forma você sempre aproveitar ao máximo seus recursos e diminuir custos da operação.
Gostaria de um controle total sobre a saúde financeira da sua empresa? Opte por um software que dê a opção de você controlar suas receitas e despesas, atribuindo categorias, isto vai fazer com que tenha um controle total dos gastos e poderá identificar cada fonte de receita.
Agora é hora de pesquisar as opções disponíveis no mercado e escolher aquela que melhor se adéqua à sua empresa. Deixamos aqui o convite para conhecer o Caçambas Online, o mais completo software para gestão de empresas de caçambas, máquinas e resíduos. Além disso, conheça também também o NetCaçambas nossa solução focada em empresas de até 80 caçambas. E claro, quaisquer dúvidas, conte com a gente 😉.